Agiles Projektmanagement im E-Commerce

Agile E-Commerce Organisation

Digital ist Agil: Wandel im E-Commerce

Nicht erst seit gestern ist Agilität ein Schlagwort des modernen Projektmanagements. Die Entwicklungen der letzten Jahrzehnte, die digitalisierte Arbeitswelt sowie die mobile Internetnutzung machen klassische Projektmanagement-Methoden wie das Wasserfallmodell nach und nach obsolet. Agiles Projektmanagement als Vorgehensmodell verspricht mehr Effizienz und einen passgenaue Umgang mit Kundenwünschen und Herausforderungen in digitalen Projekten.

Überblick

Ziel jeden Projektmanagements ist es, dem Kunden optimal auf seine Bedürfnisse abgestimmte, hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern. Durch die Digitalisierung – und gerade im E-Commerce – wird es dabei immer wichtiger, besonders schnell auf neue Anforderungen der Nutzer zu reagieren und das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung auf deren Bedürfnisse abzustimmen. Dabei erkannte man in der Praxis schnell, dass sich solche Änderungen in den Anforderungen auch schon während der einzelnen Projektphasen ergeben – und reagierte mit einem Vorgehen, das es ermöglicht, schon vor der Fertigstellung des Produkts, also kontinuierlich während des gesamten Herstellungsprozesses, flexibel nachzujustieren und Anforderungen anzupassen. Dieses Vorgehen entspricht der agilen Software-Entwicklung und damit dem agilen Projektmanagement.

Unter anderem gehören folgende Methoden zum Werkzeugkasten agilen Projektmanagements und werden nachfolgend noch näher beleuchtet:

  • SCRUM
  • Kanban
  • Grundlagen des Lean Management

Agile Prozesse zeichnen sich gegenüber herkömmlichen Methoden des Projektmanagements durch eine enge Kommunikation im Team, flexible Vorgänge und kurzfristig angepasste Ziele aus. Doch ist agiles Projektmanagement wirklich schneller und günstiger? Ist es die bestmögliche Lösung für den Aufbau eines E-Commerce-Projekts? Im folgenden Beitrag beleuchten wir diese Fragen näher und setzen uns mit den Vor- und Nachteilen klassischer und agiler Projektmanagement-Methoden auseinander.

Agilität im E-Commerce

Eine Herausforderung: Die Ausgangslage im E-Commerce

Sicher hast du dich schon einmal mit dem Thema E-Commerce beschäftigt, schliesslich kommt man als Unternehmer kaum noch darum herum, eine möglichst ganzheitliche Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Wenn es um den Aufbau eines eigenen Onlineshops geht, muss bedacht werden, dass das E-Commerce-Business nicht mehr nur eine Ergänzung der schon bestehenden Businessbereiche darstellt, die “irgendwie mitläuft”, sondern sich in einem komplexen System bewegt und darin eine wichtige Stellung einnimmt. Die digitalen Posten deines Unternehmens bilden ein kompliziertes Gewebe und eine einzigartige Infrastruktur, die du optimal nutzen solltest. Ob Content Management Systeme, Customer Relationship Management oder weitere digitale Unterstützungssysteme – sie alle erfüllen eine Aufgabe und ergänzen sich im Idealfall gegenseitig. Um sie im Sinne einer modernen Schnittstellenarchitektur aufzubauen, bedarf es der Entwicklung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie. Daraus wiederum ergeben sich grosse Herausforderungen für die Projektplanung – verschiedene Systeme und ihre Komponenten, das Schnittstellenmanagement sowie verschiedene Stakeholder-Gruppen machen Ansprüche geltend und interagieren miteinander. Die Bewegungen innerhalb eines solchen Projekts sind oft unvorhersehbar und erzeugen eine Dynamik, die besonderer Vorgehensweisen bedarf.

Während E-Commerce-Projekte in der Vergangenheit meist noch mit der klassischen Wasserfall-Methode durchführbar waren, hat sich dies inzwischen geändert. Sicherlich bringt das Wasserfall-Modell einige Vorteile mit sich. Beispielsweise ist es besonders transparent und daher gut nachvollziehbar für den Kunden, da die Projekte in einzelne Phasen und in eine klare zeitliche Struktur eingeteilt sind. Der Leistungsumfang ist von vornherein klar definiert und wird nach Projektbeginn nur selten noch einmal geändert. Um die Umsetzung des Projekts zu beschleunigen, können bestimmte Phasen parallel durchgeführt werden. Dabei schliesst jede Phase mit einem vor Projektbeginn definierten Meilenstein ab.

Was sind nun aber die Nachteile klassischen Projektmanagements, die es für heutige E-Commerce-Projekte ungeeignet machen? Der grösste Nachteil ist: Jede Änderung in den Anforderungen beeinflusst den Go-Live-Termin. Werden nach Projektbeginn noch Änderungswünsche angenommen, verschiebt sich der Termin nach hinten. In der Praxis kommt es allerdings nur selten vor, dass sich in den Projektphasen nicht noch neue Anforderungen und damit eine Änderung der Meilensteine ergeben. Da die digitale Infrastruktur der Unternehmen früher aber weniger komplex und überschaubarer war, reichte die Wasserfall-Methode meist aus. Da sich der E-Commerce erheblich gewandelt hat und häufig wichtiger Bestandteil der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie ist, bedarf es neuer, flexiblerer Methoden, die den veränderten Gegebenheiten Rechnung tragen.

Agiles Projektmanagement als Lösung

Immer häufiger wird die Wasserfall-Methode durch ein agiles Projektmanagement abgelöst, das mehr Raum für unvorhersehbare Ereignisse im Projektverlauf lässt. Dabei geraten die Strukturen aus dem Fokus und die Aufmerksamkeit richtet sich auf das zu entwickelnde Produkt. Statt an starren Abläufen und vorab definierten Zielsetzungen festzuhalten, werden die Anforderungen nach und nach ergänzt und das Produkt durch die Zusammenarbeit des gesamten Teams iterativ entwickelt.

Die agile Entwicklung orientiert sich dabei an einer Reihe von Werten, die im sogenannten Agilen Manifest niedergeschrieben sind:

  • Kommunikation im Fokus: Individuen und ihre Interaktion sind mehr wert als Werkzeuge und Prozesse.
  • Funktion vor Dokumentation: Eine funktionierende Software ist mehr wert als eine umfangreiche Dokumentation.
  • Nähe zum Kunden: Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist mehr wert als Verhandlungen über Verträge.
  • Flexibilität: Das Reagieren auf Veränderungen ist mehr wert als das Einhalten eines Plans.

Betrachtet man den Aufbau eines Onlineshops aus der Perspektive agilen Projektmanagements, ist der Onlineshop anfangs ein Projekt und dann ein Produkt, das stetig weiterentwickelt werden muss. Das Produkt ist hierbei nie fertiggestellt, sondern wird immer wieder überarbeitet und verbessert.

Marc Gasser, CEO Aioma AG

Argument 1: Iterative Produktentwicklung

Agiles Projektmanagement verzichtet auf grosse Planungen und Konzeptionialisierungen, sondern zieht das sogenannte Lean Management vor: Vorab werden lediglich eine “Definition of Done”, das heisst nicht-funktionale Grundanforderungen, sowie erste Arbeitspakete festgelegt. Die Arbeitspakete werden anhand ihres Business Values sowie ihres zeitlichen Aufwands und der Kosten priorisiert, so dass die Entwicklung mit Komponenten startet, die einen hohen Nutzen bringen und schnell und kostengünstig umzusetzen sind.

Die Kommunikation im Projektteam ist das A und O in den Entwicklungsphasen. Die Produktentwicklung findet in zweiwöchigen Sprints statt. Zu Anfang und Ende der Sprints werden jeweils neue Produktkomponenten getestet, übergeben, definiert und priorisiert. Dabei stellt das am Ende jedes Sprints übergebene Produkt eine funktionsfähige Version dar. Das Produkt entsteht somit sukzessive und das Team kann schnell auf sich verändernde Anforderungen reagieren.

Argument 2: Nähe zum Kunden

Agile Vorgehensweisen wie SCRUM binden den Kunden eng in die Produktentwicklung ein, beispielsweise priorisiert er die Themen, die in den nachfolgenden Sprints umgesetzt werden sollen. Ziel ist, grösstmögliche Flexibilität zu gewährleisten, da auf diese Weise zu jedem Zeitpunkt neue Anforderungen in die Entwicklung integriert werden können.

Hinzu kommt, dass die Anforderungen über User Stories ausformuliert werden, die die komplexen Systemanforderungen einfach verständlich beschreiben. Da die User Stories aus der Perspektive der späteren Käufer und Nutzer geschrieben werden, wird das Produkt von Anfang an ganz nach den Vorstellungen der Zielgruppe entwickelt.

Ein weiterer Grund, warum sich die agile Methode so gut für den E-Commerce eignet, ist die Möglichkeit, das Feedback der Nutzer einzuholen und direkt in die Produktentwicklung zu integrieren. Durch sogenannte Akzeptanz-Tests wird eine fortlaufende Optimierung sichergestellt und verhindert, dass ein Produkt entsteht, das niemand nutzen will. Sobald die erste Version des Webshops deines Unternehmens online geht, solltest du also die Möglichkeit nutzen und herausfinden, was die Nutzer von ihr halten und welche weiteren Funktionen sie sich für die Zukunft wünschen.

Argument 3: Ein funktionsfähiges Produkt am Ende jeder Projektphase

Ein Hauptargument für den Einsatz agiler Entwicklungsmethoden ist, dass schon am Ende des ersten Sprints ein fertiges Stück Software steht. Dieses kann noch so unvollständig und bruchstückhaft sein – der entscheidende Vorteil ist, dass die tatsächlichen Nutzer der Webseite diese erste Version (sowie alle nachfolgenden) sehr früh zu Gesicht bekommen. Mach dir ihre Reaktionen und Meinungen zu Nutze und lass dir die Gelegenheit nicht entgehen, zu sehen, wie sich das Produkt in der Praxis bewährt.

Man lernt aus seinen Fehlern – und gerade im E-Commerce werden diese oft erst im praktischen Einsatz offensichtlich. Dabei kann es sich um unklare Kategorien oder Reiter handeln, schlechte SEO-Optimierung, Bilder, die nicht laden, oder Links zu Bezahl-Seiten, die nicht funktionieren. Solche Mängel können schnell beseitigt werden, wenn sie erst einmal auffallen.

Argument 4: Grösstmögliche Flexibilität führt zu Risikominimierung

Die Vorteile agilen Projektmanagements sind im Management der meisten Unternehmen bekannt. Insbesondere die Umsetzung des Projekts in Sprints macht es möglich, die Ziele auch noch nach Projektbeginn abzuändern, so dass schnell auf veränderte Anforderungen eingegangen werden kann.

Der grösste Vorteil aber ist die Minimierung möglicher Risiken, da durch die flexible Arbeitsweise auch Problemquellen oder Engpässe in den Ressourcen frühzeitig festgestellt und behoben werden können. Durch das Arbeiten in wiederkehrenden Zyklen, die jeweils mit einem funktionsfähigen Produkt abschließen, hast du die Chance, dein Produkt immer wieder zu überprüfen und so mögliche Fehler und nicht zufriedenstellende Bereiche der Webseite zu identifizieren.

Doch nicht nur die Qualität der Arbeitsergebnisse lässt sich im agilen Projektmanagement besser überprüfen, sondern auch die Arbeitsweise und Zusammenarbeit des Projektteams. SCRUM beispielsweise sieht Sprints und Events vor, die nicht nur eine konstante Überprüfung des Produkts gewährleisten, sondern auch die Kommunikation innerhalb des Teams fördern. Konflikte können so schneller ausgemacht und behoben werden.

Neben SCRUM bietet auch Kanban als agile Methode des Change Managements eine Reihe von Vorteilen, wenn es um Risikominimierung geht. Kanban sieht die Veränderung von Prozessen in kleinen Schritten vor und wird deshalb auch als evolutionäre Methode bezeichnet. Durch die Durchführung vieler kleiner Veränderungen anstatt einer grossen, senkt man das Risiko für die einzelnen Massnahmen. Ausserdem hat der sanfte Charakter der Methode in der Regel weniger Widerstände bei den Projektbeteiligten zur Folge.

Fazit

Die klassische Wasserfall-Methode ist für E-Commerce-Projekte zu starr und unflexibel. Stattdessen eignen sich zu Zeiten der Digitalisierung agile Projektmanagement-Methoden, die Unternehmen helfen, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Agile Vorgehensweisen in Projekten stammen aus der IT-Produktentwicklung, wo in Expertenteams nach und nach eine immer bessere Produktvision entwickelt wird.

Einer der Grundsätze agilen Projektmanagements ist, dass Individuen und ihre Interaktion höheren Wert haben als Prozesse und Werkzeuge. Eine gute Zusammenarbeit im Team ist also enorm wichtig für das Gelingen agiler Projekte. Das Team besteht dabei im Idealfall aus dem Arbeitsteam sowie dem Kunden. Beide kommunizieren auf Augenhöhe, bringen sich Vertrauen entgegen und verfolgen ein gemeinsames Ziel und eine Vision.

Agilität ist aber kein Wunderwerk. Agile Projekte erfordern im Vergleich zum Wasserfall-Modell beispielsweise einen höheren Kommunikationsaufwand, da viele kleine Meetings abgehalten werden. Besonders am Anfang können hierdurch höhere Kosten entstehen, da die Teams erst einmal Zeit brauchen, um sich an das neue Vorgehen zu gewöhnen. Nach kurzer Zeit legt sich dies aber meist, da die Kommunikation im Projektteam sich in die jeweiligen Meetings verlagert.

Eine weitere Herausforderung und Schwierigkeit ist, dass es beim Anwenden agilen Projektmanagements kein konkretes Resultat gibt. Durch das Hinzukommen zahlreicher Veränderungen im Projektverlauf, die das agile Projekt-Setup ja ausdrücklich vorsieht, kann das Ziel nur vage formuliert werden und die Projektkosten lassen sich nur schwer kalkulieren. Selbst wenn die Mitarbeiter und Geschäftspartner also nach einer klaren Ergebnisprognose und einer Kostenkalkulation verlangen, kann diese nur unkonkret formuliert werden. Um diesen Umstand zu akzeptieren, ist ein agiles Mindset in der Unternehmensleitung von Vorteil.

Doch nicht nur die Einstellung der Führungsetage ist für das Gelingen des Projekts von Bedeutung, sondern auch die Denkweise der Mitarbeiter und Mitglieder des Projektteams. Viele Mitarbeiter empfinden die fehlende Hierarchie und die damit einhergehende Eigenverantwortlichkeit als zu grossen Druck. Die gezielte Weiterbildung der Mitarbeiter in Bezug auf Agilität in Projekten ist also ein wichtiger Punkt, wenn man mit agilem Projektvorgehen erfolgreich sein möchte. Die Mitarbeiter müssen lernen, nicht nur Vorgaben zu folgen, sondern unternehmerisch zu denken, eigenständig zu handeln und außerdem intensiv zu kommunizieren.

Doch nicht nur die Anpassung der direkten Projektbeteiligten ist nötig, um agiles Projektmanagement in deinem Unternehmen erfolgreich zu machen, sondern auch eine Umstrukturierung des gesamten Unternehmens. Prozesse und Abläufe müssen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden, damit agil arbeitende Teams nicht auf bürokratische Hürden treffen. Um die Mitarbeiter zu motivieren, sollte schon die Führungsebene als gutes Beispiel vorangehen. Herkömmliche hierarchische Strukturen gehören der Vergangenheit an, Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen neu verteilt werden. Eine Kulturveränderung ist nötig, das heisst ein Prozess, der Zeit und Ausdauer erfordert.

Wie beschrieben führt agiles Projektmanagement kurzfristig meist nicht zu schnelleren und günstigeren Ergebnissen als herkömmliche Projektmanagement-Methoden. Die Erfahrung in der Praxis zeigt aber, dass die Vorteile die Nachteile in der langfristigen Perspektive überwiegen. Innerhalb des Unternehmens kommt es im Laufe der Zeit zu einer Lernleistung, die geringere Risiken und mehr Transparenz nach sich zieht. Fehlerquellen werden durch häufige Kommunikation minimiert, die flexible Arbeitsweise ermöglicht schnellere Reaktionen auf Probleme und Veränderungen. Durch die enge Einbindung des Kunden in die gesamte Entwicklungsphase wird ein Produkt hergestellt, das letztendlich maximale Kundenzufriedenheit geniesst.

Ob du agiles Projektmanagement in dein Unternehmen einführen möchtest oder nicht, solltest du vorab genau abwägen. Eignet sich das Projekt für ein agiles Vorgehen? Sind die Mitarbeiter zugänglich für die neue Vorgehensweise und hast du die Unterstützung der Führungsebene? Sind die Ressourcen und Partner vorhanden, die nötig sind, um den Prozess zu begleiten? Wenn du all diese Fragen mit ja beantworten kannst, ist Agilität die beste Option für dein Projektvorhaben. Erinnere dich bei der Umsetzung deines Projekts aber immer wieder daran, dass agiles Vorgehen ein Lernprozess ist. “Learning by doing” ist hier der Schlüsselsatz.

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